adatbázis-táblázat, kezelés
2018-10-22    Excel 2016
létrehozás, fogalmak
Van egy táblázatunk, amely a 2017 első negyedéves eladásaink adatait tartalmazza. Borászok vagyunk. A táblázat nincs formázva. Be­le­kat­tin­tunk, majd kiadjuk a Beszúrás, Táblázatok, Táblázat utasítást vagy a Ctrl + R billentyű-parancsot. A program kijelöli a táblázatot, meg­ha­tá­roz­za a bal felső és jobb alsó celláját és ellenőrzi az oszlop-nevek meglétét. A vizsgálat eredményét, a megjelenített pa­rancs­táb­lán, jó­vá kell hagynunk.
adatbázis-táblázat, létrehozás, fogalmak
Volt egy formázatlan táblázatunk és lett egy színes, szűrőgombos táblázatunk. Mi ez Tanító bácsi? Ez egy adatbázis-táblázat, Pistike! Egy névvel azonosított, felhasználói deklarációval létrehozott, változó méretű adat-tartomány, amelynek oszlopait is névvel azonosítjuk. Az osz­lop-neveket az adatbázis-táblázat első sora tartalmazza.
    A létrejött objektum tehát egy adatbázis-táblázat. Ebből következően, használjuk az adatbázis-kezelés fogalmait! Az adatbázis-táb­lá­zat [1] sorai a „rekordok”, [2] oszlopai a „mezők”. [3] Az oszlop-nevek a „mezőnevek”, [4] a cellákban álló adatok pedig a „me­ző­be­jegy­zé­sek” vagy röviden „bejegyzések”. A nem adatbázis-táblázatot, nevezzük közönséges táblázatnak!
    Ebben a cikkben 2016-os Excel adatbázis-táblázatának szolgáltatásait mutatom be, a számítások kivételével. Azt, majd egy másik is­mer­te­tő­ben…
az adatbázis-táblázat neve
A táblázat átalakításával egyidőben a menüszalag is megváltozott. Az új lap, Tablázateszközök, Tervezés, és az adatbázis-táblázat he­lyi me­nü­je tartalmazza az új objektumhoz kapcsolódó utasításokat. A szalagon első a név megadására szolgáló vezérlő.
adatbázis-táblázat neve
A mi táblázatunk neve legyen „eladások”. A név tartalmazhat kis- és nagybetűket valamint számokat. Maximális hossza 255 karakter. Ta­go­lá­sa az _ (alsó vonal) és a . (pont) karakterekkel történik. Szóközt és a program foglalt karaktereit nem tartalmazhatja. Nem kez­dőd­het szám­mal és nem lehet azonos egyetlen lehetséges hivatkozással sem. A csak kis- és nagybetűkben különböző neveket a prog­ram a­zo­nos­nak tekinti. Önállóan nem lehet név a kis cé (c) és nagy cé (C), valamint a kis er (r) és a nagy er (R) betűk. Természetesen az a­dat­bá­zis-táb­la neve felkerül a névkezelő (Képletek, Definiált nevek) és az ugrás (Kezdőlap, Szerkesztés, Keresés és kijelölés vagy F5) pa­nel­ra is.
hivatkozás képletben az adatbázis-táblázatra
A névkezelő parancstáblán megjelenő megjegyzést a Szerkesztés… gombra kattintva tudjuk létrehozni, illetve módosítani. A szer­kesz­tő­sor­ban a név mező listájában és a képlet szerkesztése közben a névkiegészítőben is megtaláljuk az adatbázis-táblázat nevét.
mozgás az adatbázis-táblázatban
A program kurzor-mozgató billentyű-parancsai az adatbázis-táblázatban is működnek. A lefelé mozgó kurzorral párhuzamosan a kép­er­nyő­ről eltűnő mezőnevek a számolótábla keretére költöznek.
mozgás az adatbázis-táblázatban
Természetesen, ha elkattintunk az adatbázis-táblázatról, akkor a kereten újra az oszlop-azonosító betűk jelennek meg.
kijelölések
Az adatbázis-táblázat rekordjait, tehát a mezőneveket nem, a Ctrl+a billentyű-paranccsal, a teljes táblázatot a Ctrl+a+a, vagy a Ctrl+t bil­len­tyűk­kel jelölhetjük ki. A kurzor pozíciójával meghatározott rekordot a Shift+Space, a mezőt, a mezőnév nélkül, a Ctrl+Space, me­ző­ne­vek­kel együtt a Ctrl+Space+Space billentyűkkel jelölhetjük ki. A Shift, mint a kijelölés segéd-billentyűje, az adatbázis-táb­lá­zat­ban is mű­kö­dik.
adatbázis-táblázat, kijelölések
Az adatbázis-táblázatot és részeit egérrel, a fenti képen látható pozíciókban megjelenített, kis fekete nyíllal jelölhetjük ki. Negyvenöt fokos nyíl: egy kattintás - rekordok, két kattintás - teljes táblázat. Vízszintes nyíl: egy kattintás - rekord. Függőleges nyíl: egy kattintás - me­ző­be­jegy­zé­sek, két kattintás - mező. A kurzor pozíciójával meghatározott rekord és mező a helyi menü parancsaival is kijelölhető.
az adatbázis-táblázat mozgatása és másolása
A teljes adatbázis-táblázatot a szegélyére mutatva is kijelölhetjük: várjuk meg amíg az egérmutató négyirányú nyílra változik, majd kat­tint­sunk egyet. Mivel áthelyezés utasítás nincs, ezért az adatbázis-táblázatot legegyszerűbben ezzel az egérmutatóval húzhatjuk új helyre. Ter­mé­sze­te­sen a vágólapos áthelyezés lehetősége is a rendelkezésünkre áll.
    Az adatbázis-táblázat másolásakor a Beillesztés parancs egy új adatbázis-táblázatot, míg az Értékek beillesztése utasítás egy kö­zön­sé­ges táblázatot eredményez.
rekord áthelyezése, hozzáadása, törlése
A kijelölt rekordot, a szegélyénél „fogva”, húzással helyezhetjük át. A művelet tényleges áthelyezés! A program a régi pozíció üres sorát tör­li, majd az új pozíció üres sorát az ott álló rekordok eltolásával alakítja ki.
    Ha az áthelyezés célja távoli, magyarul, nem látjuk a képernyőn, akkor vágólappal is dolgozhatunk. De figyelem: az adatbázis táb­lá­zat­ban a „másolt cellák beszúrása” és a „kivágott cellák beszúrása” művelet elérhetetlen! Ebből következik, hogy a rekordot nem, csak a be­jegy­zé­se­it tudjuk áthelyezni. Ezért először be kell szúrnunk egy üres rekordot, majd beilleszteni az adatokat és végül törölni az ere­de­ti po­zí­ci­ó­ban kialakult üres rekordot.
    Új rekordot bevihetünk a meglévő rekordok közé, illetve a meglévő rekordok után. Meglévők közé: ha csak egy rekordot akarunk az a­dat­bá­zis-táblázathoz adni, akkor kattintsunk arra a rekordra, amely fölé az új rekordot szánjuk, ha több rekordot, akkor jelöljünk ki annyi re­kor­dot, ahány üres rekordra szükségünk van és adjuk ki a helyi menüből a Beszúrás, Táblázatsorok fölé utasítást. Meglévők után: Vi­gyük a kur­zort az adatbázis-táblázat jobb alsó cellájába és nyomjunk Tab-ot! Az adatbázis-táblázat jobb alsó sarkában álló pici vezérlő le­fe­lé hú­zá­sá­val több, üres, rekordot is a táblázathoz adhatunk.
rekord-műveletek az adatbázis-táblázatban
A beírás közben is a Tab billentyűvel zárjuk a bejegyzés szerkesztését és lépünk a rekord következő mezőjére. Ha a meglévők alá vittünk be új rekordot, akkor az utolsó mező kitöltése után: Tab-bal új rekordot „nyitunk”, Enterrel befejezzük a bevitelt.
    Az aktív, illetve a kijelölt rekordokat a helyi menü Törlés, Táblázatsorok paranccsal törölhetjük.
mező áthelyezése, hozzáadása, törlése
A mezők sorrendjét is egérrel módosíthatjuk: a kijelölt mezőt a szegélyénél „fogva” húzhatjuk új pozícióba. Ha az áthelyezés célja távoli, ak­kor csak a vágólapos megoldás marad, ami egy kissé macerás eljárás, a rekordok áthelyezésénél ismertetett okból.
    Új mezőt létrehozhatunk a meglévők között vagy azok után, az adatbázis-táblázat jobb szélén. Mezők között: kurzorral vagy ki­je­lö­lés­sel meghatározzuk, mely mező elé szeretnék az új mezőt, illetve mezőket létrehozni, majd kiadjuk a helyi menü Beszúrás, Táb­lá­zat­osz­lo­pok balra utasítását! Az automatikus mezőnevet felülírással módosíthatjuk. A mezők után: a mezőnevek sorában, az u­tol­só nevet kö­ve­tő cel­lá­ba írjuk be az új mező nevét, majd nyomjunk Entert.
    Az aktív, illetve a kijelölt mezőket a helyi menü Törlés, Táblázatoszlopok parancsával törölhetjük.
rekord bevitele
Mint láttuk, a mezőbejegyzés szerkesztésének lezárása és a kurzor átvitele a következő mezőre egyetlen Tab leütéssel történik. Vissza­lép­ni a Shift+Tab billentyűkkel tudunk. A mező egyedi bejegyzéseinek listáját az Alt+Le billentyűkkel jeleníthetünk meg. A listába a Le bil­len­tyű­vel léphetünk be, majd a Le, Fel billentyűkkel mozoghatunk. A kiválasztott tételt az Enterrel írathatjuk be a mezőbe.
rekordok bevitele az adatbázis-táblázatba
Az egyedi bejegyzések listáját a helyi menü Legördülő választéklista… utasításával is megjeleníthetjük. A rámutatással kiválasztott e­le­met egy kattintással írathatjuk be a mezőbe. Ez a szolgáltatás közönséges táblázatokban is elérhető!
rekordok rendezése
A rekordok rendezéséhez a program összes eszközét felhasználhatjuk. Tehát nem csak az adatbázis-táblázat szűrőgombjainak ren­de­ző u­ta­sí­tá­sa­i­val, de a szalag és a helyi menü parancsaival is dolgozhatunk. A rendezés művelet részleteivel ebben a cikkben nem fog­lal­ko­zunk, de egy mesterfogást azért elmesélek: a több-mezös rendezést az egy-mezös rendezés művelet ismételgetésével is be­ál­lít­hat­juk.
    Vegyük a munkatársak adatbázis-táblázatot, amely egy vállalat dolgozóinak adatait tartalmazza. A rekordokat több mező bejegyzései a­lap­ján szeretném rendezni. A rendező mezők rangsora a következő: telephely, osztály, státusz, név. A sorrend minden esetben ABC sze­rin­ti legyen!
rekordok rendezése az adatbázis-táblázatban
A feladat tehát, kicsit bővebben, ez: a munkatársak telephely szerint, ABC sorrendben jelenjenek meg. Az azonos telephelyen dolgozók, osz­tá­lyok szerint, ABC sorrendben álljanak. Az azonos telephelyen és azonos osztályon dolgozók a státusz szerint, ABC sorrendbe le­gye­nek ren­dez­ve. Végül az azonos telephelyen, azonos osztályon, azonos státuszban dolgozók rekordjai név szerint, ABC sorrendben áll­ja­nak!
    A műveletsor végrehajtását a rendező mezők rangsorának végéről kezdjük: belekattintunk a név mezőbe, majd kiadjuk az Adatok, Ren­de­zés és szűrés, Rendezés (A-Z) parancsot. Ezután a státusz mező következik: kattintunk egy bejegyzésén, majd a pa­rancs­gom­bon. Jön az osztály mező és végül a telephely mező. Ezt az eljárást közönséges táblázatban is alkalmazhatjuk!
    Egyetlen hátránya a módszernek, hogy csak visszavonás műveletekkel törölhetjük a rendezést, ha van erre egyáltalán lehetőségünk. Ha tényleges több-mezös rendezést alkalmaztunk volna, akkor a szintek törlésével állíthatnánk vissza a rekordok eredeti sorrendjét.
rendezés több mező alapján az adatbázis-táblázatban
A munkatársak adatbázis-táblázat rekordjainak eredeti sorrendjét, a sorszámot tartalmazó, azonosító mező emelkedő sorrendű ren­de­zé­sé­vel állíthatjuk vissza. És akkor, elárulok egy nagy titkot, aki az adatbázis-táblázatban nem hoz létre, a rekordok egyértelmű a­zo­no­sí­tá­sá­ra, egy sorszámozó mezőt, az halála után a pokolba jut (lásd: Dante Alighieri Isteni színjáték, fordította Nádasdy Ádám). De erről rész­le­te­sen, majd az adatbázis-táblázat, számítások című ismertetőben beszélek.
az adatbázis-táblázat szűrése
A szűrt táblázat mellett álló adatok, a sorok rejtése következtében, olvashahatlanná válnak. Ezen a bosszantó problémán, sajnos, az a­dat­bá­zis-táblázat sem segít. Sőt, két kivételtől eltekintve, minden más szűrő-tulajdonsága is azonos a közönséges táblázatéval. A szű­rő­gom­bo­kat nem a szalag Adatok lapján álló vezérlővel, hanem a Táblázateszközök, Tervezés, Táblázatstílus beállításai, Szűrő gomb pa­ranccsal tudjuk elrejteni.
    Az adatbázis-táblázat szűréséhez külső szűrő-eszközt is létrehozhatunk, ami azonos a pivot tábla hasonló célú vezérlőjével. Külső szű­rőt mondok, hogy a szolgáltatást meg tudjuk különböztetni az adatbázis-táblázat egyéb szűrőitől. Ez a vezérlő, a hülye nevű „sze­le­te­lő”. Bár a két szó, szűrés és szeletelés, alliterálnak ugyan, de nem szinonimák. Már a szűrés elnevezés is necces, de a szeletelésnek tuti, hogy semmi köze a szelektív megjelenítéshez!
    A külső szűrő egy panel, amely a szűrendő mező minden egyedi bejegyzéséhez, ha van üres bejegyzés, akkor ahhoz is, egy-egy nyo­mó­gom­bot rendel. Létrehozása a Táblázateszközök, Tervezés, Eszközök, Szeletelő beszúrása paranccsal kezdeményezhető. Hozzunk létre két külső szűrőt az eladások adatbázis-táblázathoz, a fajta és az évjárat mezők szűréséhez! A két vezérlő egy művelettel is be­szúr­ha­tó!
adatbázis-táblázat külső szűrői
Az okézást követően a program megjeleníti a gombcsoportot, amelyet a nyíl billentyűkkel vagy húzással mozgathatunk, illetve a Shift + nyíl billentyűkkel vagy a szegély köröcskéinek húzásával méretezhetünk. A parancsgombok szokásos, egyoszlopos elrendezését, a Sze­le­te­lő­esz­kö­zök, Beállítások, Gombok, Oszlopok utasítással módosíthatjuk. Ezen a lapon találjuk a Szeletelő, Szeletelő beállításai u­ta­sí­tást és a Szeletelőstílusok parancslistát is. Előbbivel a külső szűrő tulajdonságait, utóbbival megjelenítésének színeit adhatjuk meg. A gom­bok és a pa­nel pontos méretezésének vezérlőit a lap Gombok és Méret csoportjai tartalmazzák. A panel kijelölése szabad te­rü­le­té­re kat­tintva tör­té­nik. Az aktív külső szűrőt a Delete billentyűvel törölhetjük.
    A létrehozás pillanatában a külső szűrő minden gombja kiválasztott állapotban van, tehát a mező szűretlen. Amint rákattintunk egy gomb­ra a többi kiválasztása megszűnik és már csak a kattintott adatot tartalmazó rekordokat látjuk. További gombokat a Ctrl bil­len­tyű­vel és kat­tin­tás­sal választhatunk ki. Ugyanez a funkciója a panel jobb felső sarkában álló Többszörös kijelölés vezérlőnek. Kiválasztott ál­la­po­tá­ban a Ctrl billentyű nélkül is válogathatunk a tételek között. A panel jobb felső sarkában álló tölcséres-ikszes vezérlőre kattintva ismét a tel­jes adat­bá­zis-táblázatot látjuk.
    A külső szűrő valójában azonos, a mező szűrőgombjával megjeleníthető, egyedi bejegyzések listájával, csak ott nem nyo­mó­gom­bok­kal ha­nem jelölőnégyzetekkel dolgozunk.
adatbázis-táblázat szűrése a szűrőgomb egyedi bejegyzések listájával
az adatbázis-táblázat formázása
Az adatbázis-táblázat, létrehozásakor, beépített formázással jelenik meg. A választható készletek listáját és a formázandó elemek ki­je­lö­lé­sé­re szolgáló vezérlőket a Táblázateszközök, Tervezés lap Táblázatstílusok és Táblázatstílusok beállításai csoportjai tartalmazzák.
adatbázis-táblázat automatikus formázása
Az összes beépített formátumot a piros nyíllal jelzett vezérlővel jeleníthetjük meg. A beépített formázást a felsorolás bal felső sarkában ál­ló, Nincs feliratú, kis táblázattal tudjuk törölni. A felhasználói formázás a szokásos eszközökkel történhet.
az adatbázis-táblázat nyomtatása
Kattintsunk bele az adatbázis táblázatba, majd jelenítsük meg a Fájl menüből a Nyomtatás panelt és a Beállítások felirat alatti listából vá­lasszuk ki a Kijelölt táblázat tételt.
az adatbázis-táblázat törlése
Igazából nem a táblázat törléséről, hanem az adatbázis-táblázat nevű szolgáltatás-csomag eltávolításáról van szó. Kattintsunk az a­dat­bá­zis-táblázatba, majd adjuk ki a Táblázateszközök, Tervezés, Eszközök, Átalakítás tartománnyá (Sic!) parancsot.
  ismertető letöltése pdf-ben   munkafüzet letöltése
margitfalvi.arpad@gmail.com