adatbevitel, különlegeségek

2021-03-03    Excel 2019
terület feltöltése azonos adatokkal
Gyakori feladat: több cellába ugyanazt az adatot kell beírnunk. Ehhez több segédeszköz is rendelkezésünkre áll. Most csak kettőről beszélek: az együttes kitöltésről és kitöltő négyzetről. [együttes kitöltés] Mármint, több cella „egyidejű” kitöltése: [1] ki kell jelölnünk a feltöltendő cellákat, [2] az aktív cellába beírjuk az adatot, majd [3] a Ctrl+Enter billentyű-paranccsal befejezzük a beírást.
cellák feltöltése azonos tartalommal a Ctrl+Enter billentyű-paranccsal
[kitöltő négyzet] Ez a módszer nem kíván előzetes kijelölést. Beírjuk az aktív cellába az adatot és Ctrl+Enter-t nyomunk. Azért nem Enter-t, mert akkor módosulna az aktív cella. Magyarul, ha van dolgunk a beírás után a cellában, akkor mindig Ctrl+Enter billentyű-paranccsal fejezzük be a beírást. Most jön a kitöltő négyzet vezérlő: [1] az egér-mutatót a vezérlő fölé visszük, [2] az egér-mutatót a program plusz jellé alakítja, [3] lenyomjuk az egér-billentyűt, [4] a mutatót az utolsó cella fölé húzzuk és [5] fölengedjük az egér-billentyűt.
tartomány feltöltése azonos tartalommal a kitöltö négyzet vezérlővel
A vezérlő nem csak egyetlen cella szövegét tudja másolni, hanem tetszőleges számúét is. Vagy másként fogalmazva, nem csak egyetlen karakterláncot, de egy egész listát is másolhatunk a kitöltő négyzettel.
lista másolása kitöltő négyzettel
A vezérlőt nem csak függőlegesen vagy vízszintesen, de mind a négy irányban is mozgathatjuk. És a másolás funkció mellett még cellák tartalmának törlésére is használhatjuk!
tartalom törlése a kitöltő négyzet vezérlővel
[1] Az egér-mutatót a vezérlő fölé visszük, [2] az egér-mutatót a program plusz jellé alakítja, [3] lenyomjuk az egér-billentyűt, [4] a mutatót függőlegesen felfelé, vagy vízszintesen balra mozgatjuk, [5] fölengedjük az egér-billentyűt. Ezt a funkcióját a vezérlőnek egyetlen cella tartalmának törlésére is használhatjuk: a plusz-jeles egér-mutatót húzzuk a cella közepe felé…
terület feltöltése különböző adatokkal
Hát, ez bizony aprómunka. Ha gyorsan akarunk végezni, akkor úgy kell írnunk, hogy minél kevesebbet kelljen a képernyőre néznünk! És ezt meg is tehetjük, mert a program „figyel” helyettünk. Most is a feltöltendő terület kijelölésével kezdünk.
tartomány feltöltése adatokkal, első lépés a kijelölés
Mielőtt elkezdenénk a munkát el kell döntenünk, hogy soronként vagy oszloponként kívánunk-e haladni. [soronként] A feltöltés a kijelölt terület első sorának celláival kezdődik, balról jobbra lépegetve. Ezután a második sor jön, most is balról jobbra haladva… [oszloponként] először a kijelölt terület első oszlopába írjuk be az adatokat, felülről lefelé lépegetve, azután a második oszlop következik, ismét felülről lefelé haladva…
tartomány feltöltése adatokkal soronként, illetve oszloponként
Ha a soronkénti feltöltést választjuk (bal oldali kép), akkor a beírást a cellában a Tab billentyűvel kell lezárnunk. Az aktív cella a sor következő cellája lesz. Nem kell figyelnünk, mikor érünk a sor végére, mert a program a sor „utolsó” cellájának kitöltése után, automatikusan a következő sor „első” celláját aktiválja. Természetesen az első és az utolsó cella kifejezés a kijelölt területhez képest kell érteni.
Ha az oszlopos kitöltést mellett döntöttünk (jobb oldali kép), akkor a beírást az Enter billentyűvel kell befejeznünk. A bevitel lezárását követően az aktív cella az oszlop következő cellája lesz. Az oszlopváltás természetesen automatikus.
Ahogy látjuk, ennek a szolgáltatásnak az alapja a kijelölés. Ha elgépeltünk egy adatot, akkor nem az egérrel és nem a nyíl billentyűkkel kell visszalépnünk, mert akkor megszűnik a kijelölés, hanem a Shift+Tab vagy a Shift+Enter billentyűparanccsal. A javítást követően, amit természetesen Tab vagy Enter billentyűkkel kell befejeznünk, a Tab-bal és az Enter-rel lépegethetünk vissza, oda ahol az imént abbahagytuk a beírást.
tartomány feltöltése adatokkal, billentyű-parancsok
szomszédos cella tartalmának bevitele
Miről van szó? Van egy bonyolult cellatartalom, amit a szomszédos cellába is be kell írni. Ez egy gyakori feladat és a programot föl is készítették erre a műveletre. Mind a négy irányban álló cellák tartalmát egyszerűen át tudjuk venni az aktív cellába.
a szomszédos cellák tartalmának másolása a menüszalag vezérlőivel
Ez tehát a kitöltés művelet. Pontosabban kitöltés a szomszédos cella tartalmával. Egy biztos, hogy nincs olyan ember a földön, aki ezt a feladatot a menüből oldja meg! Van billentyű-parancs is, de csak a bal oldali és a felső szomszéd tartalmának másolására.
a bal oldali és a felső cella tartalmának másolása billentyű-paranccsal
Persze, akkor sincs vész, ha elfelejtjük a billentyű-parancsot: [1] rákattintunk a másolandó cellára, [2] rámutatunk a szegélyvonalra, [3] az egérmutató négyirányú nyíllá változik, [4] lenyomjuk a Ctrl-t, [5] a „helyére” húzzuk a cellát, [6] felengedjük a Ctrl-t és [7] felengedjük az egér-billentyűt. Fontos a sorrend, mert, ha kapkodunk a másolásból könnyen áthelyezés lesz.
másolat készítés húzással a Ctrl billentyűt nyomva
És akinek ez a lehetőség sem jut az eszébe, az kattintson a másolandó cellára, majd a kitöltő négyzetet húzza a kitöltendő cellára!
sorszámozás
Az Excelben sorszámozásnak nevezzük azt a műveletet, amelyben egy oszlop, vagy egy sor celláit, olyan számtani sorozattal töltjük fel, amelynek elemei között egy a különbség. Járjuk végig a művelet végrehajtásának lépéseit!
[1] Az első szám beírása és befejezése a Ctrl+Enter billentyű-paranccsal. [2] Az egérmutatót a kitöltő négyzet fölé visszük. [3] Lenyomjuk a Ctrl-t. [4] Lenyomott egér-billentyűvel húzzuk a vezérlőt. Lefelé és jobbra növekvő, felfelé és balra csökkenő lesz a sorszámozás. [5] Felengedjük az egér-billentyűt. [6] Felengedjük a Ctrl billentyűt.
sorszámozás a kitöltő négyzettel, a Ctrl billentyűt nyomva
Még egyszer: a sorszámozás növekvő lesz, ha lefelé és jobbra és csökkenő, ha felfelé vagy balra húzzuk a vezérlőt. De a sorszám után a magyarban pont áll! Azzal mi lesz? Azzal is működik. Sőt akkor már a Ctrl-t sem kell nyomni.
sorszámok ponttal, szövegként a kitöltő négyzetet húzva
Természetesen most már nincs szó semmiféle számtani sorozatról! Ezek már szövegek. Így is négy irányban használhatjuk az eszközt, de már másként alakul a felfelé és a balra kitöltés. A képen a kiinduló cellát kékkel színeztem.
Gyanús! Miért pont a pont? Talán más karakterrel is működik a szolgáltatás! Igen működik. Sőt a sorszám állhat a karakterlánc végén is…
sorszámok a szöveg előtt és a szöveg után
Tehát a sorszám állhat a szöveg előtt és a szöveg után, de a szövegben nem. Ezért nem lehet a szöveg végén álló sorszám mögé pontot tenni!
Figyelem, figyelem! Nagyon gyakori a betűkből és számokból álló azonosító. Ezek kitöltő négyzetes másolásakor a Ctrl billentyű lenyomásával meg kell akadályoznunk, hogy a program automatikusan növelje a számot! Az előző fejezet (szomszédos cella tartalmának bevitele) utolsó példája pont ezt az esetet mutatja.
automatikus kiegészítés beíráskor
Ez a szolgáltatás csak oszlopok feltöltésekor, és csak szövegek bevitelekor áll rendelkezésünkre. Miről van szó? Egy oszlopban fentről lefelé haladva, egymás után töltjük fel szövegekkel a cellákat. Éppen most váltottunk aktív cellát és begépeltük az első karaktert.
A program ellenőrzi az aktív cella felett álló cellákat az első üres celláig: van-e ezzel a karakterrel kezdődő tartalom. Ha nincs ilyen szöveg, vagy ha több is van, az ismétlődéseket nem számítva, akkor nem csinál semmit. Ha csak egyetlen ilyen tartalmat talál, az ismétlődéseket nem számítva, akkor kiegészíti a beírt karaktert a talált szöveg további karaktereivel.
Vegyük úgy, hogy többet is talált. Akkor begépeljük a második karakter. A program megint végignézi a cellatartalmakat: van-e ezzel a két karakterrel kezdődő tartalom…
automatikus kiegészítés beíráskor
Ha elfogadjuk a kiegészítést, akkor Entert nyomunk, ha nem akkor leütjük a következő karaktert…
A szolgáltatás alapja a már kitöltött cellák egyedi tartalmainak listája. Erről a listáról közvetlenül is választhatunk beírandó elemet. A listát az aktív cella helyi menüjének Legördülő választéklista… parancsával vagy az Alt plusz Lefelé nyíl billentyűkkel jeleníthetjük meg.
Legördülő választéklista... az aktív cella helyi menüjében
…és a tételek még ABC sorrendbe is lettek szedve! A programmal végzett munkát jelentősen gyorsítja, ha minél kevesebbszer nyúlunk az egér után. Persze, nem azért kell gyorsan dolgoznunk, hogy még többet dolgozhassunk! Hanem, hogy dumcsizhassunk a kollégánkkal a felszabaduló időben! Szóval nézzük az automatikus kiegészítés szolgáltatás billentyű-parancsait.
az automatikus kiegészítés billentyű-parancsai
Akit zavar ez a kéretlen szolgáltatás, az kapcsolja ki a Fájl, Beállítások, Speciális, Szerkesztés, Cellaértékek automatikus kiegészítése vezérlővel.
margitfalvi.arpad@gmail.com