az Excel időszámítása

A program nem ismeri a történelmi dátumokat. Neki ezerkilencszáz január elsejével kezdődik az időszámítás. Ez a nap számára az egyes. Vagyis az egyes szám. Mert az Excel a napokat egy-egy sorszámmal felelteti meg. Ezt úgy kell elképzelni, mintha vennék az 1900-as nap­tárt és szépen megszámoznánk a napjait. Szilveszterre a 366-osig jutnánk. Ezután az 1901-es évvel folytatjuk. Első nap­ja, a 367-es szá­mú nap. És így tovább az idők végezetéig! Akarom mondani, 9999. december 31-ig, mert ott véget ér a program tu­do­mánya…

dátumok bevitele

Tehát a feldolgozás előtt a programnak számmá kell alakítania a dátumot. De hogyan állapítja meg az Excel egy karakterláncról, hogy az dá­tum? Számok és meghatározott írásjelek mintázatát keresi a feldolgozandó karakterláncban. Magyarul, szintaktikai szabályoknak kell megfelelnie a beírásnak. Vegyük számba ezeket az előírásokat.

    Magyar nyelvű Windows-t és magyar nyelvű Excel-t használva, a Vezérlőpult magyar területi beállításai mellett a dátum egységeknek ezt a sorrendet kell követniük: évek, hónapok, napok. Az elválasztó karakter lehet pont (.), kötőjel (-) és perjel (/). A két dátumegység kö­zött, az elválasztó karaktertől függetlenül és tetszőleges helyen, szóköz is állhat.

Az évek számát két szám-karakterrel is megadhatjuk. A Vezérlőpult szokásos beállításai mellett a két szám-karakterrel megadott év­szám nullától huszonkilencig az 20xx-as, harminctól kilencvenkilencig a 19xx-es beírással egyenértékű.

Ahogy a képen is látható, a két szám-karakteres évszám megadás még egykarakteres is lehet, mert az első helyen álló nulla, amit ve­ze­tő nullának is hívnak, elhagyható. Ez az írásmód a hónapok és a napok számában is megengedett.

a dátumok szokásos megjelenítése

A programot nem lehet becsapni kamu dátummal! A formai ellenőrzést, kronológiai vizsgálat követi: szerepel-e a dátum a program nap­tá­rá­ban. Ha igen, akkor a dátum a cellában jobbra igazítva jelenik meg, ha nem, akkor átalakítás nélkül, a cella bal oldalához igazítva.

Az első és a harmadik beírás átalakítás nélkül, karakterláncként lett rögzítve, mert Mátyás király 1900. január elseje előtt született és a no­vem­ber csak harminc napos hónap.

    A második sorban a magyar Excel szokásos dátum-megjelenítését látjuk. Mondjuk a végére tehettek volna egy pontot! A program sze­rint ez a Vezérlőpult szerinti formátum. De ez egyáltalán nem igaz! Ennek a formátumnak semmi köze a Vezérlőpult beállításaihoz! Ez az Ex­cel standard formátuma.

az aktuális dátum bevitele

Az aktuális dátumot megadhatjuk konstansként vagy képlettel, frissülő objektumként. Az előbbi történhet manuálisan vagy a Ctrl+Ø (nulla az alfanumerikus billentyűzeten!) billentyűparanccsal. Ez a szolgáltatás képletszerkesztés közben is rendelkezésünkre áll.

A frissülő aktuális dátum egy képlet a MA függvénnyel: =MA(). Eredménye az operációs rendszer által szolgáltatott dátum. Frissítése a töb­bi képlettel együtt történik.

aritmetikai műveletek dátumokkal

A hivatkozások függetlenek a cella tartalmától, tehát a képletben a dátumos cellára ugyanúgy hivatkozunk, mint bármely más tar­tal­mú­ra. A képletben konstansként megadott dátumot idézőjelezni kell! Például: =”5-5-5”+D2. A bevitel formai szabályai a képletben is ér­vé­nye­sek, de a képletben a program meghagyja a bevitel formátumát!

    Mivel a dátumok számként kerülnek feldolgozásra, ezért aritmetikai műveleteket is végezhetünk velük. Lehet a művelet összeadás, ki­vo­nás, szorzás, osztás, csak arra kell ügyelnünk, hogy a művelet eredménye ne legyen 1900.01.01-nél kisebb és ne legyen 9999.12.31-nél nagyobb. Mert ha igen „kerítést” kapunk eredményül.

„Nincs elég hely az eredmény kiírásához.” Általában ezt üzeni a program a kettőskeresztekkel, de itt nem erről van szó! Hiába szé­le­sít­jük az oszlopot a kerítés megmarad. „A képlet eredménye nem alakítható át dátummá.” Mondaná az Excel, ha tudna beszélni. De nem min­dig van így!

Az első feladatban egy ma gyártott, száz nap szavatosságú termék lejáratának dátumát, a másodikban az évből eddig eltelt napok szá­mát akartuk megállapítani. Az elsőben dátumot vártunk és számot kaptunk, a másodikban számot vártunk és dátumot kaptunk… Em­be­ri él­mé­nyek, mondhatnánk…

    A fenti problémák az eredmény megjelenítéséből fakadnak. Tehát módosítanunk kell a formátumot: Kezdőlap, Szám, Számformátum lis­ta. A kerítést és a dátumot Szám-ként, a számot Rövid- vagy Hosszú dátumformátum-ban kell megjelenítenünk.

a ma függvényes képlet eredménye

Egy boltos Excel táblázatban vezeti termékei szavatossági idejét. A nyilvántartás segítségével követni tudja mikor jár le az egyes ter­mé­kek szavatossága és addig még hány nap van hátra.

A táblázatban két számított oszlop áll. Az egyik a „szavatosság lejár”, a másik a „lejár nap múlva”. A D2-es cella képlete: =B2+C2. Az E2-esé: =D2-MA(). És múlik az idő, napra nap jön és hétre hét… És az E oszlop számai egyre csak fogynak. Tehát a MA() függvényt tar­tal­ma­zó képlet eredménye napról napra változik.

sorszámok csapdája

A dátumokkal végzett műveletek során lépten-nyomon beleütközünk egy látszólagos ellentmondásba! A hét hét napból áll. Vagy mégse?

Szóval a hét hatnapos! Miből ered ez a paradoxon. Talán abból, hogy a hét nap nem ugyanaz, mint a hetedik nap? Mindenesetre az Úr a hetedik napon pihent meg, bár vannak vélemények, hogy azért még talált volna tennivalót…

    Általánosítsuk a tapasztalatainkat: egy időszakot az első és az utolsó napja határozza meg. Az időszak napjainak száma n. Az időszak n-dik napja az időszak utolsó napja. Az időszak napjainak számát (n) az „<utolsó nap dátuma>-<első nap dátuma>+1” kifejezés adja. Per­sze, ez nem is igazi általánosítás, hiszen ez a jelenség minden sorszámmal végzett kivonáskor jelentkezik.

időkezelés az excelben

A program számára az „idő”, akár csak a „dátum” egy meghatározott mintázatú karakterlánc, amelyet számként dolgoz fel. A program az idő­egy­sé­gek „értékét” a nap értékéből (1) képzi. Egy nap huszonnégy óra, tehát egy óra értéke 1/24. Egy óra hatvan percből áll, te­hát ér­té­ke 1/24/60. A másodperc pedig: 1/24/60/60. Tehát a program az időt egynél kisebb törtszámként kezeli. Például: 8 óra 38 perc » 0,359722222222222. De az idő Excel-megfelelője egynél nagyobb szám is lehet.

    Az „idő”, ha időpont értelemben gondolunk rá, akkor elválaszthatatlan a dátumtól. Például: Tegnap, 2020 december 17-én 8 óra 38 perc 47 másodperckor léptem be a munkahelyem számítógépes hálózatába. Ezt az időpontot az Excel a 44182,3602662037 számmal felelteti meg, amelynek egész része a dátumot, törtrésze az időt rögzíti.

    És ne felejtsük el, hogy az „idő” időtartam is lehet. És akkor az órák száma meghaladhatja a huszonnégyet. Például: Már 56 óra és 48 perce hagytuk el Kalkutta kikötőjét. Ezt az időtartamot a program a 2,36666666666667 számmal felelteti meg. És ez a szám je­lent­he­ti az 1900. január 2. 8 óra 48 percet is.

    A programban a 23 óra 59 perc 59 másodpercet nem 24 óra, hanem a 0 óra 0 perc 0 másodperc követi.

az idő bevitele

A dátumhoz hasonlóan az időt is a „formátuma” alapján ismeri fel a program. Tehát be kell tartanunk néhány szintaktikai szabályt. Az idő­egységek sorrendje a következő: órák száma, percek száma és másodpercek száma. A vezető nullák elhagyhatók. Az elválasztó ka­rak­ter a kettőspont. A beírásnál a másodpercek elhagyhatók: <órák száma>:<percek száma>. Az idő felismerését kronológiai el­len­őr­zés kö­veti. A percek száma és a másodpercek száma nem lehet nagyobb ötvenkilencnél. A vezető nullákkal kiegészített, időnek azo­no­sí­tott ka­rak­ter­lán­cot a program a cellában jobbra igazítva jeleníti meg.

az idő szokásos megjelenítése

Az Excel standard idő-formátuma: <órák száma>:<percek száma, két karakterrel>:<másodpercek száma, két karakterrel>. Például: 8:02:07.

    A cella látható és tényleges tartalma idő adattípus esetén is eltérhet! Az órák:percek formátumban megjelenített idő másodpercei nem mindig nullák! Erről meg kell győződni műveletvégzés előtt!

az aktuális időpont bevitele

Az aktuális időpontot megadhatjuk konstansként vagy képlettel, frissülő objektumként. Az előbbi történhet manuálisan vagy a Shift+ Ctrl+. billentyűparanccsal. A billentyűparancs <órák száma>:<percek száma, két karakterrel> formátumú időt szolgáltat. A nem lát­ha­tó má­sod­per­cek száma nulla. Ez a szolgáltatás képletszerkesztés közben is rendelkezésünkre áll.

Az aktuális dátum és az aktuális idő billentyűparancsait együtt is használhatjuk: Ctrl+Ø <szóköz> Shift+Ctrl+. A beírt konstansokat egyet­len idézőjel-párral kell keretezni. Például: ”2020.12.21 8:17”.

    Frissülő időpontot az argumentum nélküli MOST függvénnyel képezhetünk. A függvény az operációs rendszer által szolgáltatott ak­tu­á­lis dá­tu­mot és aktuális időt adja eredményül. Formátuma: <dátum standard megjelenítésben><szóköz><órák száma>:<percek száma, két karakterrel>. Például: 2020.12.18 8:07 A frissülő aktuális idő képlete: =MOST()-MA(). Természetesen, a MOST-ot önállóan is al­kal­maz­hat­juk frissülő objektumként: =MOST() A két képlet frissítése a többi képlettel együtt történik.

aritmetikai műveletek az idővel

Az időt, a dátumhoz hasonlóan a képletben idézőjelezni kell. Ha dátummal együtt áll, akkor egy egységként: =”2020.12.14 7:18”+0,5. Az időt tartalmazó képletek eredménye is lehet szám vagy kettőskeresztek sorozata. Utóbbit a képlet negatív eredménye okozza, ame­lyet a prog­ram nem tud idővé alakítani. Mindkét esetben a formátum-váltás a megoldás. A számot átállítjuk időre, az időt pedig számra.

dátum és idősorozatok

A dátum-konstanst tartalmazó cella „húzását” a program sorozat-építésnek értelmezi. A létrehozandó sorozat „lépésköze” egy nap. A dá­tum-konstans húzásos másolásához folyamatosan nyomnunk kell a Ctrl billentyűt.

    Az idő-konstanst tartalmazó cella húzása szintén sorozatot eredményez, amelynek elemei között egy óra a különbség. A húzásos má­so­lás az idő esetén is a Ctrl billentyűvel történik.

Húzással tetszőleges lépésközű dátum és idősorozatot is létrehozhatunk: adjuk meg a sorozat első két elemét, majd kijelölés után húz­zuk a kezdőértékek celláit! Dátumsorozatot a kezdő nap celláján „állva” a Kezdőlap, Szerkesztés, Kitöltés, Adatsorral… utasítással is lét­re­hoz­ha­tunk.

A Végérték mezőt nem kell kitöltenünk, ha a művelet indítása előtt kijelöltük a sorozat tartományát a kezdő napot tartalmazó cellát is be­le­ért­ve.

hónap és nap-neves sorozatok

A program „Egyéni listák” szolgáltatásával hónap-neves és nap-neves sorozatokat hozhatunk létre a havi és a napi adatok cím­ké­zé­sé­re. A sorozatot tetszőleges elemmel indíthatjuk. Az írásmód lehet kis és nagybetűs, sőt szókezdő nagybetűs is, használhatjuk a teljes nevet, de rövidíthetünk is. A bevitelt követően a kitöltőnégyzettel hozhatjuk létre a sorozatot.

A rövidített hónap-neves sorozat elemei a következők: jan, febr, márc, ápr, máj, jún, júl, aug, szept, okt, nov, dec. Természetesen a szol­gál­ta­tás vízszintesen is működik.

A rövidített hónap-neves sorozat elemei a következők: H, K, Sze, Cs, P, Szo, V. A sorozat elemeinek írásmódja az első, beírt elem írás­mód­já­val azonos: ha az kisbetűs volt, akkor az összes elem kisbetűs lesz, ha nagybetűs, akkor az összes többi is nagybetűs, ha szó­kez­dő nagy­betűs, akkor a többi is szókezdő nagybetűs lesz.