importálás munkafüzetből

2020-08-20    Excel 2019
De egyáltalán, miért akarunk mi adatokat átvenni egy másik munkafüzetből, pivot táblás elemzésre? Egyszerűen megnyitom és kész! Azért, mert adatbázist szeretnénk építeni. Más szóval kapcsolatot kívánunk létesíteni a munkafüzetben álló adatok és más táblázatosan tárolt adatok között. Vagy úgy is fogalmazhatunk, az összetartozó adatokat egy egységként kívánjuk vizsgálni. Táblázatosan tárolt adatokat, persze az Access-ben is össze tudnánk kapcsolni, de ott nincs pivot táblás elemzési lehetőség. Akkor marad a PowerPivot bővítmény…
Az adatok beolvasását a Tábla importálása varázsló elnevezésű segédprogram végzi, amelyet a PowerPivot ablak Kezdőlap, Külső adatok beolvasása, Más forrásokból parancsával indíthatunk el. A segédprogram első, Kapcsolódás adatforráshoz panelján válasszuk ki a Szövegfájlok csoportban álló Excel-fájl elemet, majd kattintsunk a Tovább gombra.
PowerPivot, Tábla importálása varázsló Kapcsolódás adatforráshoz ablaka
A varázsló második, Kapcsolódás Microsoft Excel-fájlhoz feliratú paneljának Tallózás… nyomógombjával választhatjuk ki az importálandó adatokat tartalmazó munkafüzetet. Figyelem, figyelem! Megnyitott fájlból a bővítmény nem tud olvasni! Egy munkamenetben csak egyetlen munkafüzetből tudunk importálni, ezért ahány forrás-fájl, annyi munkamenet.
PowerPivot, Tábla importálása varázsló Kapcsolódás Microsoft Excel-fájlhoz ablaka
A kiválasztott fájl nevét és elérési útvonalát a bővítmény automatikusan adatkapcsolatba menti. A deklaráció neve: Excel<szóköz><munkafüzet neve>. Egyedi nevet a Kapcsolat felhasználóbarát neve mezőben adhatunk meg.
A létrehozandó tábla mezőnevei azonosak lesznek a forrás táblázat oszlopneveivel, ha kipipáljuk Az első sor adatai alkossák az oszlopfejléceket jelölőnégyzetet. Ha a vezérlő jelöletlen marad, akkor a mezők az F1, F2, F3… neveket kapják. Ha figyelmetlenségből marad el a jelölőnégyzet kipipálása, akkor az esetleges oszlop-nevek adatnak minősülnek.
A varázsló harmadik, Táblák és nézetek kijelölése feliratú panelján a munkafüzet lapjai és elnevezett tartományai közül választhatunk. A megjelenített listában az objektumok, nevük szerint, ABC sorrendbe szedve követik egymást.
PowerPivot, Tábla importálása varázsló Táblák és nézetek kijelölése ablaka
A bővítmény a munkafüzet tartalmi vizsgálata nélkül állítja össze a lapok jegyzékét, ezért abban üres munkalapok is szerepelhetnek. A beolvasott munkalap-neveket a program dollárjellel egészíti ki: <lapnév>$ illetve, ha a név szóközt is tartalmaz, akkor a karakterlánc aposztrófok között áll: ’<lap neve>$’ (Bicske belső). A tartomány-nevek után a bővítmény nem tesz dollárjelet (Csurgó_külső).
A hanyag programozás miatt a listában sajnos megjelennek az Excel rejtett segéd-lapjai is (Fonyód$_xlnm#_FilterData¬base). Ezeket haddjuk figyelmen kívül!
Az importálandó elemeket jelölőnégyzetekkel választhatjuk ki. A lista bal felső sarkában álló vezérlővel az összes lapot ki tudjuk jelölni. Ha a munkafüzet csak egyetlen lapot tartalmaz, akkor azt a varázsló automatikusan kiválasztja és tovább lép.
A Villámnézet és szűrés nyomógomb parancstáblát jelenít meg a kiválasztott munkalap táblázatának első ötven sorával és az adatok szelektálására szolgáló eszközökkel. Az oszlopok szűrőlistáiban álló rendező-utasításokkal virtuálisan rendezhetjük a táblázatot és a művelet után az új sorrend szerinti „első ötven” sort látjuk.
A munkalapok listájának negyedik, Felhasználóbarát név címkéjű oszlopa a létrehozandó tábla nevének megadására szolgál. Amikor a jelölőnégyzettel kiválasztjuk a munkalapot, akkor a bővítmény ezt a mezőt automatikusan kitölti. A név a tiltott karakterektől megtisztított munkalap-név lesz. A felhasználó ezt a karakterláncot felülírhatja. A tiltott karakterek a következők.
PowerPivot, Tábla importálása varázsló, tiltott karakterek a tábla nevében
Még mielőtt tovább lepnénk, beszéljünk az importálás-varázsló aktuális ablakának feliratáról: Táblák és nézetek kijelölése. Mi lehet az a nézetek? Excel-ben csak egyetlen nézetet ismerünk, amelyet a Nézet, Munkafüzetnézetek, Egyéni nézetek, Hozzáadás… paranccsal hozhatunk létre. De ez nem az! Kipróbáltam. Akkor miről lehet szó? Talán itt is a hanyag programozásról?!
Miután kiválasztottuk az importálandó objektumokat, kattintsunk a Befejezés vezérlőre!
PowerPivot, Tábla importálása varázsló, Importálás ablaka
A bővítmény felülről lefelé haladva olvassa be a Munkaelemeket. Az importálandó munkalap, illetve tartomány-név előtt megjelenített pipa, valamint az Állapot oszlopban álló Sikeresen végrehajtva… kezdetű szöveg a tábla létrehozását jelenti. A műveletsort az Importálás leállítása parancsgombbal szakíthatjuk meg. A leállítás a már létrehozott táblákra nincs hatással. Az importálást végző segédprogramból a Bezárás parancsgombbal léphetünk ki. A létrehozott táblák, az importálás sorrendjében, a PowerPivot-ablakban állnak.
táblák a PowerPivot ablakban
A varázsló csak a munkalap első 255 oszlopát „látja”, ezért az ezen a tartományon kívül eső adatok nem kerülnek importálásra! De hogyan állapítja meg a segédprogram, hogy a munkalap melyik oszlopa lesz a tábla első mezője, illetve melyik sora adja majd a tábla első rekordját? Próbáljuk ki!
PowerPivot, Az importálandó munkalap tartalma
Van egy munkafüzetünk egyetlen munkalappal: raktár. Ezen két elnevezett, adatokat tartalmazó, tartomány áll: városok és alkatrészek. Mindkettő első sorában az oszlopnevek állnak.
PowerPivot, Tábla importálása varázsló és a létrehozott táblák
Kiválasztottuk mindhárom felajánlott objektumot és deklaráltuk az első sorban álló oszlop-neveket. És a képen látható három táblát kaptuk.
Tehát, a munkalap, illetve a névvel azonosított tartomány első adatot tartalmazó oszlopa lesz a tábla első mezője. A munkalap, illetve a tartomány második adatot tartalmazó sora válik a tábla első rekordjává. Ha nem deklaráltunk oszlopneveket, akkor természetesen az első adatot tartalmazó sor lesz az első rekord.
margitfalvi.arpad@gmail.com