az adatbevitel szabályozása, alapok
2019-03-13 Excel 2019
De, Tanító bácsi! Én úgy tudom, hogy ezt igazából, csak adatbázisban tudjuk megtenni! Hááát… Ez igaz Pistike! Bár egy-két eszköz a táblázat-kezelő programban is a rendelkezésünkre áll. Vegyük számba ezeket a lehetőségeket!
Az adatbevitel szabályozását Microsoft-éknál „data validation”-nak hívják, amit „adat érvényesítés”-nek fordítottak a magyar verzióban.
Az adatbevitel szabályozása művelet két szereplője a tervező és a felhasználó. Az előbbi, egy feltétel deklarálásával befolyásolja az utóbbi tevékenységét. A feltétel egy meghatározott cella tartalmára vonatkozik. A feltétel teljesülését az adatbevitel lezárását követően a program ellenőrzi. Másként fogalmazva az adatbevitel szabályozása művelettel a tervező egy cella tartalmát írja elő a felhasználó számára. A feltételnek nem megfelelő adat esetén a program figyelmezteti a felhasználót, és a tervező döntésének megfelelően [1] vagy megtagadja a helytelen adat rögzítését és lehetőséget biztosít újabb bevitelre [2] vagy a felhasználó utasítására rögzíti a helytelen adatot, de lehetőséget biztosít újabb bevitelre [3] vagy a figyelmeztetés tudomásul vételét követően rögzíti a helytelen adatot.
A korlátozás számon kérési szintjeinek neve, a képen felülről lefelé haladva, Megállás, Figyelmeztetés és Információ. A Megállás Újra- és a Figyelmeztetés Nem parancsgombja az adatbevitelt megismétlését teszi lehetővé. A Figyelmeztetés Igen- és az Információ OK vezérlője a szabálynak ellentmondó adat rögzítésére utasít. A Mégse vezérlő funkciója, mindhárom esetben, azonos: bezárja a parancstáblát és törli a szabályozás alatt álló cella tartalmát.
Ezek szerint, a felhasználó csak a hibás bevitelt követően, szerez tudomást a korlátozásról? Jól van ez így, Tanító bácsi? Nem teljesen, Pistike! Bár van egy eszköz, amellyel az adatbevitel előtt informálhatjuk a felhasználót a szabályozásról. Az első képen bemutatott összetett parancstábla Beviteli üzenet lapjáról van szó. Az itt megadott szöveget a program a cella aktiválásakor jeleníti meg. Jelöljük ki a korlátozás alá eső cellákat és nyissuk meg az összetett parancstáblát az Adatok, Adateszközök, Érvényesítés vezérlővel!
A Cím mezőbe legfeljebb harminckét karaktert írhatunk, amely majd, félkövéren, sortörés nélkül fog megjelenni a figyelmeztetés első sorában. A Beviteli üzenet mezőben álló, maximum kettőszázötvenhat karakter hosszú szöveget, a program új sorban kezdi és a szövegdoboz szélességének megfelelően tördeli. A szöveg megjelenítését a panel bal felső sarkában álló, A cella kijelölése-kor… feliratú, jelölőnégyzet kiválasztott állapota biztosítja.
Ahogy a felhasználó ellép a celláról a figyelmeztetés eltűnik. Ezt a szolgáltatást önállóan, az adatbevitel korlátozása nélkül, is használhatjuk!
Tehát, akkor a szabály betartását három, szigorúságában csökkenő, szinten kérheti számon a tervező… Ugye Tanító bácsi? Igen, Pistike! A legszigorúbb a Megállás: Vagy az előírt adatot írod be a cellába vagy semmit! A Figyelmeztetés és az Információ szint lényegében azonos: a szabálynak ellentmondó adat is rögzítésre kerülhet. A Figyelmeztetés parancstábla a felhasználóra bízza a döntést: megismétli az adatbevitelt (Igen) vagy tovább lép (Nem), az Információ szintje csak tájékoztat a szabálysértésről és ezt követően rögzíti a hibás adatot.
A számonkérés szintjét az összetett parancstábla Hibajelzés lapjának Stílus listájából választhatjuk ki. A panel jobb oldalán a tervező saját figyelmeztető üzenetet határozhat meg. A bal felső sarokban álló jelölőnégyzet kiválasztott állapota, ezen a lapon is, a szöveg megjelenítését biztosítja.
Most pedig vegyük sorra milyen eszközöket biztosít a program a korlátozó feltétel összeállításához. Először nézzük meg az összetett parancstábla Beállítások lapjának Megengedve listáját!
A felsorolás elemeinek magyarázata a következő. Bármilyen érték: tetszőleges adat bevihető a cellába. Lista: csak az az adat elfogadható, amely szerepel a tervező által felsorolt adatok között. Egyéni: a tervező egy logikai eredményt adó képlettel szabályozza az adatbevitelt. Minden olyan adat rözítésre kerül, amellyel a képlet Igaz eredményt ad. Egész szám, Tizedes tört, Dátum, Idő, Szöveghossz: csak a névben szereplő típusú- és a tervező által összeállított feltételnek megfelelő adat fogadható el.
Most látom, Pistike, hogy nagy fába vágtam a fejszémet! Akkor most csak az „adattípusos” szabályozásról tessék mesélni, Tanító bácsi! Rendben van Pistike! A „listás” és a „képletes” módszerről majd máskor…
Ha kiválasztunk egy adattípust a Megengedve listáról, akkor a vezérlő alatt aktívvá válik a Jelleg lista, amely a relációkat tartalmazza.
Reláció-választást követően a program megjeleníti a konstansok beviteléhez szükséges mezőket. A feltétel megadásának lépései tehát a következők: adattípus választás, reláció választás és a konstansok megadása.
A munkalap összes szabályozott bevitelű celláját a Kezdőlap, Szerkesztés, Keresés és kijelölés, Adatok érvényesítése paranccsal jelölhetjük ki. Ugyanez a funkciója a Szerkesztés, Keresés és kijelölés, Irányított kijelölés… utasítással megjeleníthető panel Adatok érvényesítése, Mind vezérlőjének is.
Az Azonosak vezérlővel az előzőleg kijelölt cella beviteli szabályával megegyező korlátozást tartalmazó cellákat jelölhetjük ki a munkalapon. A korlátozás módosításakor nem kell a szabályt tartalmazó összes cellát kijelölnünk, ezt a program automatikusan megteszi, ha kipipáljuk A változtatás többi azonos beállítású cellára is érvényes feliratú jelölőnégyzetet.
A beviteli szabály eltávolítása a panel Az összes törlése parancsgombjával történik. A nevével ellentétben a vezérlő csak az aktív- illetve a kijelölt cellák korlátozását oldja fel. Az aktív cellával azonos szabályt tartalmazó összes többi cella korlátozását A változás a többi… jelölőnégyzet kiválasztásával, majd a parancsgombra kattintva távolíthatjuk el.
Ha az Adatok érvényesítése panelt úgy akarjuk megjeleníteni, hogy különböző adatbeviteli szabályt tartalmazó cellákat jelöltünk ki, akkor a program hibaüzenetet küld. Két lehetőség közül választhatunk: az OK eltávolítja a kijelölt cellák beviteli korlátozásait és megnyitja a parancstáblát, vagy a Mégse vezérlőre kattintunk és módosítjuk a kijelölést.
Látom elfáradtál, Pistike! Megígérem, hogy legközelebb majd rövidebbre fogom! Arrivederci Amici! Csókolom, Tanító bácsi!
margitfalvi.arpad@proton.me
