PowerPivot - az Excel bővítménye

2019-06-16    Excel 2016
A Microsoft Co. a 2010-es Access programjából törölte az adatbázis pivot táblás elemzésének lehetőségét. Ezzel nagyjából egy időben publikálta a PowerPivot Excel bővítmény első verzióját, amely elkülönítve tárolt, de logikai kapcsolatokkal egyesített adathalmazok pivot táblás elemzését tette lehetővé. Magyarul a fenti szolgáltatás átkerült az egyik Office programból a másik Office programba.
A bővítmény első verzióit az érdeklődő felhasználóknak le kellett tölteniük a Microsoft Co. weblapjáról és installálni kellett a számítógépükre. A telepítő program integrálta a bővítményt az Excel programba. Ezeket a letöltős verziókat, összefoglaló néven a PowerPivot 2010-es változatának nevezem. Az Excel további verzióinak (2013, 2016, 2019) setup programjai már tartalmazták a bővítményt, ezért a PowerPivot 2013,  PowerPivot 2016 és PowerPivot 2019 kifejezések egyértelműek: az adott Excel verzió PowerPivot bővítménye.
Az újabb Excel verziók telepítését követően a felhasználónak kell a bővítményt betöltenie. [1] Adjuk ki a Fájl, Beállítások, Bővítmények parancsot! [2] A megjelenített panel alján a Kezelés feliratú listából a COM-bővítmények elemet! [3] Kattintsunk a lista mellett álló Ugrás… feliratú parancsgombon! [4] A Létező bővítmények vezérlő-csoportban jelöljük ki a Microsoft Power Pivot for Excel feliratú jelölőnégyzetet és [5] kattintsunk az OK parancsgombon.
A PowerPivot nevet, a PowerPoint mintájára, én egybeírom. De más meg külön. Még a Microsoft publikációkban-, sőt a bővítmény kezelő felületén sem egységes az írásmód! Akkor ezek szerint az egybe- vagy különírás hangulat kérdése :) = PowerPivot, :( = Power Pivot.
PowerPivot, egybeírás-különírás
Az adatbázis-kezelés nehéz „műfaj”: a szoftver kezelésének elsajátítása sok időt és türelmet igényel. Ez a megállapítás részben a PowerPivotra is igaz. Vigasztalásul: a bővítmény szabály-rendszere sokkal megengedőbb, mint az adatbázis-kezelésé.
De mi a különbség egy adatbázis és egy munkafüzet között, hiszen mindkettőben táblázatok (táblák) állnak? A legfontosabb: az adatbázis lehetővé teszi az adatok közötti bonyolult összefüggés-rendszer tárolását is. A különbség szemléltetésére vegyünk egy egyszerű példát: városok EU-s támogatása. A munkafüzetben és az adatbázisban három táblázat/tábla áll: városok, megyék, régiók. Minden város kap egy alap-támogatást, de régiónként egy szorzó módosítja ezt az összeget. A táblázatok/táblák oszlopai/mezői a következők. Városok táblázat/tábla: v_név (a város neve), m_név (a megye neve), összeg (az alaptámogatás). Megyék táblázat/tábla: m_név, r_név (a régió neve). Régiók táblázat/tábla: r_név, szorzó (az összeget módosító szám).
Excel vagy Access
Számoljuk ki, mindkét programban, mennyi az egyes városok tényleges támogatása (t_összeg). Az Excel-ben így néz ki a képlet: C2 * FKERES( FKERES( B2 ; megyék!$A$2:$B$20 ; 2 ; HAMIS ) ; régiók!$A$2:$B$8 ; 2 ; HAMIS ). Az Access-ben meg így: [összeg] * [szorzó].
Azért lehet az adatbázis-képlet ilyen egyszerű, mert a táblák létrehozását követően az Access-ben deklaráltuk (kinyilvánítottuk): a városok és a megyék táblákban álló rekordok összetartoznak, ha m_név mezőjükben azonos karakterláncok állnak. A megyék és a régiók tábla rekordjait pedig, az r_név mező azonos szövegei kapcsolják össze. A munkafüzetben nincs ilyen lehetőségünk, mert az Excelt nem ilyen jellegű műveletekre optimalizálták.
De térjünk vissza a bővítményhez. A PowerPivot alkotói nagyon ügyeltek arra, hogy ne használják az adatbázis-kezelés terminológiáját, de a tény azért még tény marad: ez egy, az adatbázisok pivot táblás elemzésére szolgáló, segédprogram!
PowerPivot ablak
A kép hátterében az Excel-, előterében a PowerPivot ablak látható. Utóbbiban hozzuk létre az adatbázist. A munkafüzetben álló táblázatokat importálással, vágólappal vagy csatolással-, a text fájlban állókat csak importálással emelhetjük át a bővítmény ablakába. A beillesztés során a táblázatok adatbázisossá alakítása automatikusan történik. Az adatbázisból importált, vagy vágólappal átmásolt táblák esetén még átalakításra sincs szükség. A létrehozott táblák nem módosíthatók, de számított mezőkkel kiegészíthetők. A képletekben a bővítmény szintaktikai szabályait és függvénytárát kell alkalmazni, amelyet DAX (Data Analysis Expressions) nyelvnek nevezünk. A forrás-adatok változását az adatok ismételt beolvasásával követhetjük.
A táblák létrehozása után deklarálni kell a rekordok összetartozását, kivéve az adatbázisból átemelt táblákat, mert a bővítmény a deklarációt is beolvassa a táblákkal együtt. Az adatbázis pivot táblás elemzése már az Excel ablakban történik a PowerPivot saját moduljával. A bővítmény pivot táblájának statisztikai objektumai az összesítések. Típusai: automatikus- és az egyéni összesítés. Az előbbi a program pivot táblájának statisztikai mezőjével, utóbbi a számított mezőjével azonos. Természetesen mindkét objektum képlete DAX alapú!
A létrehozott adatbázis a munkafüzetben tárolódik. Tehát nincs külön PowerPivot fájl és nincs külön PowerPivot kiterjesztés! Az adatbázist tartalmazó Excel-fájl a „PowerPivot munkafüzet”, amelynek megkülönböztetését egyéni jelöléssel biztosíthatjuk. Például a fájlnévben szerepeltethetjük a bővítmény nevének rövidítését: 2018 első félév eladásai PP.xlsx.
Az Excel pivot tábla modulja Kismiska a bővítményéhez képest. Csak néhány szolgáltatást említek, ami hirtelen az eszembe jut: rangsor szerinti mezőcsoportok használata, feltételes formázás a pivot táblában, időszak-kezelő függvények sokasága, virtuális táblák használata. Bár a bővítményt a tervezők adatbázisok elemzésére hozták létre, de ez nem jeleni azt, hogy egyetlen táblázat feldolgozására ne vehetnénk igénybe a PowerPivot plusz szolgáltatásait. Emeljük át a táblázatot a bővítmény ablakába és már kezdhetjük is az elemzést.
Access + Excel = PowerPivot
[jótanácsok] A bővítmény megismerésében és használatában türelmesnek kell lennünk! A PowerPivot kifejezetten lassú, mert az adatbázis-kezelés műveleteinek excelesítése nem kis feladat! Egy parancs kiadását követően, a végrehajtásra várakozva, bőven van időnk elképzelni, milyen lehetne most az Új Hebridákon?!
Ne legyenek túlzott reményeink az internetes támogatással kapcsolatban! A Microsoft Co. nem kényeztet el bennünket érthető és koherens leírásokkal. Az ismertetők nagy része fogalmilag zavaros, példáik, ha vannak, semmitmondóak. A modulok működését sok esetben nekünk kell kitalálni!
Ne másszunk a falra a bővítmény elnevezéseitől! A PowerPivot nyelvezete rettenetes! Csak néhány példa. [1] Az adatbázist a bővítmény modellnek nevezi, annak ellenére, hogy mind a köznapi beszédben, mind a tudományos szövegekben ez a fogalom teljesen mást jelent: minta, eszmény, valaminek a kicsinyített vagy nagyított mása, valaminek a tanulmányozására létrehozott konstrukció, egy rendszer jellemzőit leíró formula és így tovább. [2] A PowerPivot újabb verzióiban már grafikusan is megjeleníthetjük az adatbázis tábláit és kapcsolataikat. Ezt az ábrázolást a bővítmény diagramnézetnek nevezi, holott a diagram szó, mind a köznyelvben, mind az egyes tudományok terminológiájában is konkrét és bevett jelentéssel bír: több összetevő nagyságát és arányát szemléltető ábra. [3] Az időszak-kezelő függvényeket a bővítmény időbeliintelligencia-függvényeknek nevezi. Tehát, modell, ami nem modellál semmit, diagramnézet, amelyben nincs diagram és időbeliintelligencia, amiben nemhogy intelligencia, de még értelem sincs.
margitfalvi.arpad@gmail.com